Hyvän isännöintisopimuksen kulmakivet

Mitkä ovat isännöintisopimuksen keskeiset ehdot? Mistä löydän oikean lomakkeen?

Taloyhtiön arjen pyörittäminen on yleensä uskottu ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, isännöitsijälle. Isännöitsijä tarjoaa taloyhtiölle hallinnollisia palveluita joissa on ennen kaikkea kysymys taloyhtiön kiinteistön ja rakennusten hoidosta, päivittäisestä hallinnosta, kirjanpidosta ja talouden hoidosta.

Asunto-osakeyhtiölaki asettaa karkeat raamit isännöintipalvelun sisällölle.

Isännöitsijän yleiset tehtävät (asunto-osakeyhtiölain 17 luvun 7 §)

Isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Isännöitsijän on annettava hallitukselle ja sen jäsenelle tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi…

Laki ei kuitenkaan määrää hinnoittelusta, isännöintisopimuksen voimassaolosta, sopimusehdoista tai mene muutoinkaan juuri tämän syvemmälle. Siksi isännöitsijän ja taloyhtiön välillä on aina syytä tehdä kirjallinen sopimus.

Isännöintisopimuksen keskeiset ehdot

Isännöintisopimukset yleensä rakentuvat Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen, niin kutsuttujen ISE 2007 -ehtojen varaan. ISE-ehdot ovat yhteensä 23 sopimuspykälää kattava 9-sivuinen kokonaisuus. Kokonaisuus on saatavilla Kiinteistöliiton nettisivuilta.

Sopimusehdot on joko otettu osaksi isännöintisopimusta viittaamalla sopimusehtoihin (esim. sopimalla, että “tähän sopimukseen sovelletaan ISE 2007 -ehtoja” tai viittaamalla ehtoihin liiteluettelossa) tai sitten sopimus on kirjoitettu ISE 2007 -ehtojen pohjalta siten, että keskeisimmät ehdot on viety suoraan osaksi sopimustekstiä. Erityisesti suuremmat isännöintiketjut suosivat jälkimmäistä mallia.

Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot (ISE 2007) ovat melko hyvä ja balansoitu lähtökohta isännöintisopimukselle. Ne eivät liiemmin suosi isännöitsijää tai taloyhtiötä, mikä on hyvä lähtökohta. On kuitenkin tavanomaista, ettei ISE 2007 -ehtoja sovelleta sellaisenaan.

Isännöintisopimusta neuvoteltaessa on tavanomaista, että ensimmäinen sopimusluonnos tulee isännöitsijältä. Isännöintisopimuksen läpikäynti ja kommentointi jää taloyhtiön hallituksen tehtäväksi. Sopimustekstit voivat olla pitkiä ja monimutkaisesti laadittuja, mikä ei tee hallituksen tehtävästä helppoa.

ISE 2007 -ehdoista saa hyvän verrokin isännöintisopimuksen läpikäynnille. Kun tunnistaa ISE:n balansoidut lähtökohdat, voi isännöitsijän sopimusehdoista poimia sellaiset joissa isännöitsijä vetää liiaksi kotiin päin. Toisaalta, ISE-ehdoista saa hieman osviittaa siitä mitä isännöitsijältä voi kohtuudella vaatia ja mikä on täysin vastoin vallitsevaa käytäntöä. 

Jotta isännöitsijän sopimusluonnoksen läpikäynti ISE-ehtoja vaste olisi mahdollisimman helppoa, olen tiivistänyt alle ISE-ehtojen keskeisimmän sisällön ja nostanut esiin muutamia keskeisiä huomioita.

Kokonaisuus ja §	Keskeinen sisältö	Huomiot
Tausta 1 § Soveltamisala 2 § Tavoitteellinen sopimussuhde 3 § Palvelujen tuottaminen	ISE-ehtoja sovelletaan isännöintipalveluiden tarjoamiseen  ja niistä voidaan poiketa sopimuksessa. ISE:n kantavina ajatuksina ovat pitkäjänteisten yhteistyön, kiinteistön tarkoituksenmukaisen käytön, avoimuuden, luottamuksen ja vuorovaikutuksen periaatteet. Isännöitsijällä on velvollisuus tuottaa palvelut sopimuksen mukaisilla hinnoilla, riittävällä asiantuntemuksella, henkilöstöllä ja muilla resursseilla. Isännöitsijä tai vastuuhenkilö tulee nimetä ja vaihtumisesta ilmoittaa etukäteen.
Tilaajavastuulain noudattaminen 4 § Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttäminen	Isännöitsijän tulee huolehtia tilaajavastuulain mukaisista velvoitteista.	Taloyhtiön on hyvä pyytää isännöitsijältä Luotettava kumppani -raportti tai vastaava tilaajavastuulain mukainen selvitys ennen sopimuksen tekemistä. Lisätietoja löytyy esim. työsuojelun nettisivuilta.
Osapuolten yhteistyö 5 § Sopimussuhteen toimivuuden kehittäminen ja seuranta 6 § Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus 7 § Toimeksisaajan myötävaikutusvelvollisuus	Taloyhtiö on velvollinen noudattamaan isännöintisopimusta. Isännöitsijän on varmistettava laatu. Tilaajan tulee antaa isännöitsijälle pääsy taloyhtiön asiakirjoihin, tietoihin, tiloihin ja alueisiin. Isännöitsijällä tulee olla vastuuvakuutus ja sillä on velvollisuus ilmoittaa Taloyhtiölle havaitsemistaan vioista ja puutteista.
Sopimuksen siirto (8 §)	Isännöintisopimus on siirrettävissä vain jos 1) isännöintiyrityksen liiketoiminta vaihtaa omistajaa (liikkeenluovutus tms. yrityskauppa) tai 2) jos kiinteistön omistus vaihtuu. 3kk irtisanomisaika soveltuu jos toinen osapuoli ei hyväksy siirtoa.	Taloyhtiön kannattaa huomata, että sopimuksen siirtoa koskeva kohta ei koske tai rajoita tilanteita joissa isännöitsijätoimiston omistus muuttuu. Esimerkiksi jos isännöitsijätoimisto myydään isommalle ketjulle, isännöintisopimus pysyy voimassa sellaisenaan koska sopimusosapuolet eivät muutu.
Alihankkijan käyttö (9 §)	Isännöitsijä saa käyttää alihankkijoita omaan lukuunsa. Taloyhtiöllä on oikeus saada tieto alihankkijoista.
Palkkion maksaminen (10 §)	Taloyhtiö on velvollinen maksamaan hinnaston mukaiset isännöintipalkkiot kuukausittain 14 vrk maksuajalla. Laskuja koskevat huomautukset on tehtävä viivytyksettä kirjallisesti tai sähköisesti.	Reklamaatioaikaa koskevia rajoituksia näkyy joissain isännöintisopimuksissa. Turhan lyhyitä aikoja on syytä välttää, koska taloyhtiön hallituksen voi olla vaikea reagoida asioihin kovinkaan nopeasti.
Muutokset 11 § Sopimuksen muuttaminen 12 § Hinnantarkistus	Sopimusta ei voi muuttaa yksipuolisesti. Olosuhteiden tai tarpeiden muuttuessa osapuolilla on velvollisuus neuvotella muutoksesta. Sopimuksen perusteena olevissa tiedoissa olevat virheet voidaan korjata. Hinnantarkistusta koskeva ehdotus tulee tehdä kirjallisesti riittävän ajoissa. Taloyhtiö voi kieltäytyä korotuksesta ilmoittamalla tästä 1 kuukauden kuluessa ilmoituksesta. Jos hinnasta ei päästä sopimukseen, isännöitsijällä on oikeus irtisanoa sopimus 3kk irtisanomisajalla. Hintaa voidaan tarkistaa arvonlisäverokannan tai muun hintaan välittömästi vaikuttavan veron tai maksun muutoksen seurauksen.	Hinnantarkistusehtojen kanssa on syytä olla tarkkana. Jos mahdollista, hinnantarkistuksen määrälle olisi hyvä yrittää sopia objektiivinen kriteeri tai katto (esim. hinnankorotus voi olla enintään elinkustannusindeksin muutoksen suuruinen tai  X% vuodessa). Näin siksi, että käytännön syistä taloyhtiön voi olla vaikeaa vastustaa hinnantarkistuksia sopimuksen aikana. Uuden isännöitsijän löytäminen kilpailutuksen kautta voi kestää hyvinkin pitkään.
Voimassaolo 13 § Sopimuksen voimassaolo 14 § Sopimuksen päättäminen 15 § Menettely sopimuksen päättyessä	Sopimus on toistaiseksi voimassa jos muuta ei ole sovittu. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanomisaika on 3 kk. Sopimus voidaan päättää heti (ilman irtisanomisaikaa), mikäli päättämistä haluava osapuoli maksaa toiselle korvauksen, jonka määrä on irtisanomisaikaa tai jäljellä olevaa sopimusaikaa vastaavan sopimuskauden maksu (esim. 3 kk kiinteä kuukausihinta). Purkaminen voidaan tehdä kirjallisesti välittömästi jos toinen osapuoli 1) kirjallisesta huomautuksesta huolimatta olennaisesti laiminlyö sopimuksen mukaisen velvoitteen tai 2) törkeästi laiminlyö sopimuksen mukaisen velvoitteen tai toimii erittäin moitittavalla tavalla. Vahinkoa kärsineellä osapuolella on oikeus korvaukseen joka on yhden kuukauden isännöintipalkkion määrä jollei muuta osoiteta. Konkurssi, yrityssaneeraus, selvitystila ja itsenäisen isännöintiyrittäjän velkajärjestely kuolema oikeuttaa purkamaan sopimuksen. Isännöitsijän tulee luovuttaa taloyhtiölle kaikki hallussaan olevat taloyhtiön asiakirjat, tiedot, avaimet ja muun omaisuuden. Kirjanpito tulee luovuttaa suoriteperusteisesti laadittuna, sisältäen talousarvion.	ISE-ehtojen yksi isännöitsijän kannalta edullisimmista ehdoista liittyy irtisanomiseen, joka voidaan tehdä välittömästi maksamalla irtisanomisaikaa vastaava korvaus. Pahimmassa tapauksessa taloyhtiö jää täysin vaille asianmukaista taloudenhoitoa ja johtamista ilman ennakkovaroitusta. Taloyhtiön näkökulmasta ISE-ehdoista olisi tältä osin hyvä poiketa esim. sopimalla, ettei isännöitsijällä ole tällaista irtisanomisoikeutta tai niin, että irtisanomisesta pitää tällöin ilmoittaa vähintään kuukautta ennen.
Tietojen omistusoikeus ja tietoturvallisuus (16 §)	Taloyhtiö omistaa kiinteistöä koskevan tiedon, lukuun ottamatta julkisissa rekistereissä olevaa tietoa. Isännöitsijä vastaa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
Ylivoimainen este (17 §)	Osapuolilla ei ole velvollisuutta tehdä sopimuksen mukaisia suorituksia jos ylivoimainen este (force majeure) estää tai tekee tällaisen kohtuuttomaksi. Sopimus voidaan purkaa jos tehtävien hoitaminen on pakko keskeyttää määräämättömäksi ajaksi ylivoimaisen esteen vuoksi.
Yhteydenpito 18 § Yhteyshenkilö 19 § Ohjeet ja huomautukset	Kumpikin osapuoli nimeää yhteyshenkilön. Huomautukset puolin ja toisin tulee tehdä viipymättä kirjallisesti tai sähköisesti ja samalla on kerrottava huomautuksiin liittyvät vaatimukset.
Vahingonkorvaus 20 § Sopijapuolten vahingonkorvausvastuu	Osapuolet ovat velvollisia korvaamaan sopimusvelvoitteiden täyttämättä jättämisen aiheuttaman vahingon, mikäli asiasta on reklamoitu kohtuullisessa ajassa.	Isännöitsijät pyrkivät monesti rajoittamaan vahingonkorvausvelvollisuuttaan. Hyvänä lähtökohtana voitaneen pitää, ettei vastuuta rajata alle isännöitsijän vastuuvakuutuksen määrän.
Salassapito (21 §)	Osapuolten ja kiinteistöjen käyttäjien liike- ja ammattisalaisuudet tulee pitää salassa sopimuksen ajan ja sen jälkeen. Isännöitsijä saa mainita taloyhtiön asiakasluettelossaan.
Erimielisyydet (22 §)	Erimielisyydet ratkaistaan ensisijassa neuvottelun ulkopuolisen sovittelijan avustuksella. Mikäli näin ei päästä yhteisymmärrykseen, riidanratkaisupaikka on taloyhtiön kotipaikan käräjäoikeus.
Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys (23 §)	Mikäli sopimusasiakirjoissa on keskinäisiä ristiriitoja, noudatetaan seuraavaa pätevyysjärjestystä: 1. Isännöintisopimus 2. Sopimusneuvottelu-pöytäkirjat 3. Sopimusohjelma 4. ISE 2007 5. Tarjouspyyntö 6. Tarjous 7. Muut asiakirjat	Kokemukseni mukaan neuvottelupöytäkirjoja ja sopimusohjelmia harvemmin tehdään taloyhtiöiden kohdalla. Mikäli sopimusneuvottelun aikana sovitaan asioista suullisesti, on tällaiset sopimukset syytä kirjata joko suoraan sopimukseen tai erilliseen pöytäkirjaan joka otetaan sopimuksen liitteeksi.

Mistä ISE 2007 ei määrää?

ISE 2007 -ehdot antavat hyvän rungon sopimukselle, joskaan ne eivät määrää aivan kaikesta. Keskeisimpiä ISE:n ulkopuolelle jääviä sopimusehtoja ovat, sopimuksen mukaisten palveluiden hinnat ja palvelujen laajuus. Hintojen osalta kannattaa tutustua toiseen blogikirjoitukseen aiheesta (Mikä isännöinnissä maksaa?).

ISE ei myöskään määrää sopimuksen alkamispäivää (tai päättymispäivää, mikäli sopimus tehdään määräajaksi), sitä kuka toimii päävastuullisena isännöitsijänä (se henkilö joka viimekädessä vastaa isännöinnistä isännöintiyrityksen sisällä) tai henkilöstä joka vastaa päivittäisestä asioiden hoidosta (esim. hallinnollinen isännöitsijä, kiinteistöpäällikkö tms.).

Olisi kiinnostavaa kuulla kokemuksianne ja ajatuksianne isännöintisopimuksista. Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.