Mikä isännöinnissä maksaa?

Sota ja sitä seuraava akuutti energiakriisi uhkaa nostaa taloyhtiöiden vastikkeita ennätysharppauksin. Tulevat isännöintipalkkioiden inflaatiokorotukset voivat olla lähes kymmenen prosentin luokkaa samalla kun kaukolämmön ja sähkön kustannukset nousevat.

Energiakustannusten jälkeen yksi merkittävimmistä taloyhtiön kustannuksista yleensä liittyy isännöintiin. Kuten monet ehkä tietävät tai ovat kuulleet, isännöinnin hinta muodostuu monesta osatekijästä. Kuluja kertyy kahteen eri laariin. Ensimmäinen laari on se suurempi, ne isännöinnin kulut jotka veloitetaan asunto-osakeyhtiöltä ja jotka katetaan osakkailta perittävinä hoitovastikkeina ja toiseen laariin kuuluvat ne, jotka isännöitsijä veloittaa suoraan osakkaalta. Tässä jutussa keskitytään ennen kaikkea ensimmäiseen laariin.

Taloyhtiöltä veloitettavat isännöinnin kustannukset

Suurin osa isännöinnin kustannuksista on sellaisia jotka veloitetaan asunto-osakeyhtiöltä ja joista osakkeenomistajat viimekädessä vastaavat hoitovastikkeiden kautta. Hoitovastikkeet puolestaan jakautuvat osakkeenomistajien kesken yleensä vastikeneliöiden perusteella (katso tarkemmin blogikirjoitus vastikeperusteen määräytymisestä). 

Taloyhtiöltä veloitettavat kustannukset voidaan jakaa kahteen pääkokonaisuuteen, kiinteään kuukausihintaan ja erillisveloituksiin. 

Kiinteää kuukausihintaa on helppo seurata tarpeen tullen verrata isännöinnin kilpailuttamisen yhteydessä. Kiinteän kuukausimaksun hintatasososta löytyy Kiinteistöliiton sivuilta kyselytutkimukseen perustuvaa dataa vuodelta 2020. Keskiarvohinta / huoneistoalaneliö (htm2) oli tuolloin 0,38 euroa. Nykyhintataso kiinteissä kuukausiveloituksissa ei ole valtavasti noussut muutamassa vuodessa, karkeasti arvioiden nyt uusiin sopimuksiin tarjottavat kiinteät kuukausihinnat ovat nousseet noin 10%–15%.

Vaikeammin hahmotettava kokonaisuus on erillisveloitettavat työt. Kokemukseni mukaan suurin osa isännöinnin kustannuksista taloyhtiölle tulee kiinteästä kuukausiveloituksesta, joskin erillisveloitusten osuus voi olla keskimäärin jopa 35-45% kaikista isännöinnin kustannuksista. Tämä on toki tapauskohtaista, mutta uskallan väittää, että trendi on menossa ennemmin erillisveloitusten osuuden kasvamisen suuntaan kuin toiseen.

Jotkut isännöitsijät ovat jopa keksineet veloittaa erikseen “EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesta henkilötietojen ylläpidosta”, mikä kuulostaa vähintäänkin kyseenalaiselta ja olisi mielenkiintoista tietää mitä palvelua taloyhtiölle tosiasiassa tuotetaan tällaisen alla ja miksei tätä ole sisällytetty kiinteään kuukausihintaan.

Sähköiseen tiedottamiseen siirtyminen usein pienentää monistus- ja kopioitikuluja, joskin osa toimijoista on ottanut käyttöön yllättävänkin korkeita sivukohtaisia taksoja sähköisten kokouskutsujen lähettämiseen, esim. euro per sivu.

Erillisveloitukset jakaantuvat muutamaan päätyyppiin. Olen kasannut näistä alle tiiviin talulukon. Erillisveloituksia on toki mitä mielenkiintoisimpia. Jotkut isännöitsijät ovat jopa keksineet veloittaa erikseen “EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesta henkilötietojen ylläpidosta”, mikä kuulostaa vähintäänkin kyseenalaiselta ja olisi mielenkiintoista tietää mitä palvelua taloyhtiölle tosiasiassa tuotetaan tällaisen alla ja miksei tätä ole sisällytetty kiinteään kuukausihintaan. Jottei alla oleva lista paisuisi ihan mahdottomaksi, olen koittanut rajata listan taloudellisesti olennaisimpiin.

Kokonaisuus	Tyyppi	Huomiot
Erikseen veloitettavat tuntityöt
	Isännöinnin lisätyöt	Sopimukseen sisältymättömät työt laskutetaan yleensä käytetyn ajan mukaan tuntitaksalla, joka liikkuu kokemukseni mukaan noin 60 ja 150 euron välillä (sis. ALV). Kohtuullisena oletuksena voi pitää, että isännöitsijälle kertyy ainakin yksi erillisveloitettava työtunti per kuukausi. Tulevana tilikautena voi syntyä erillisveloitettavaa työtä erityisesti osakasluettelon siirtoon liittyvistä toimenpiteistä. Lain mukaan taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Isännöitsijät tuskailevat heikosti toimivien järjestelmien kanssa ja vain harva on uskaltanut asettaa siirrolle kiinteän hinnan. Toinen aina ajankohtainen lisätyö koskee tilanteita joissa isännöintiä ollaan siirtämässä yhdeltä isännöitsijältä toiselle. Jollei taloyhtiö tällaisesta erikseen neuvottele, isännöinnin siirtämiseen liittyvät toimenpiteet (tiedonsiirto, kirjanpidon laatiminen luovutuskuntoon yms.) laskutetaan yleensä sekä vanhassa että uudessa isännöintitoimistossa lisätyötaksan mukaan. Vanha isännöitsijä tuskin nuukailee tuntien kanssa sopimuksen päättämisen yhteydessä ja uudelle isännöitsijälle varmasti syntyy tavanomaista enemmän työtä uuden asiakkaan vastaanottamisen yhteydessä. Kokemukseni mukaan isännöinnin vaihtamisen yhteydessä siirtotilanteisiin liittyvästä kiinteästä hinnoittelusta on kohtuullisen vaivatonta sopia uuden toimijan kanssa.
	Tekninen isännöinti	Mikäli isännöitsijätoimisto tarjoaa teknisen isännöinnin palveluita, nämä ovat yleensä kaikki erikseen tuntiperusteisesti veloitettavia. Palvelut saatetaan tarjota myös alihankintana, jolloin tekninen isännöitsijä veloittaa oman hinnastonsa mukaan. Yleensä teknisen isännöitsijän tuntihinta on noin 75–150 euroa (sis. ALV). Erityisen tarkkana kannattaa olla veloitusperusteen kanssa, eli siitä millä perusteella tunnit lasketaan. Joissain tapauksissa tekniset isännöitsijät saattavat laskuttaa alkavalta tunnilta tai soveltaa muutaman tunnin minimiveloitusta. Lisäksi kannattaa varmistaa lasketaanko tuntimäärä asiantuntijatyöhön tosiasiassa käytetystä ajasta vai veloitetaanko asiantuntijapalkkio myös matka-ajoilta kilometrikorvauksen lisäksi.
Kokouspalkkiot
	Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset	Kokouspalkkioiden osalta käytännöt vaihtelevat suuresti. Hinnat vaihtelevat yleensä viikonpäivän ja käytetyn ajan mukaan. Tyypillisesti työpäivän (klo 16) jälkeen, maanantain ja torstain välillä pidettävältä parin tunnin kokoukselta voi odottaa karkeasti muutaman satasen kustannusta, joskin pahimmillaan kustannukset voivat nousta lähelle viittäsataa euroa kokousta kohden. Erillisveloitushinnastoa lukiessa kannattaa olla tarkkana. Tuntihinnat vaihtelevat eri viikonpäivinä ja kellonaikoina. Virka-ajan ulkopuolella pidettävät kokoukset ovat tyypillisesti kalliimpia kuin virka-aikana pidettävät. Lisäksi pitkistä kokouksista tulee monesti huomattava erillisveloitus, mikä kannattaa pitää mielessä, jos esimerkiksi hallituksella on taipumus viihtyä kokouksissa pitkään. Lisäksi kannattaa tarkastaa hinnastosta veloitetaanko kokouspalkkion lisäksi vielä “sivukulut”, joilla ymmärtääkseni tarkoitetaan työnantajalle palkanmaksusta aiheutuvia sivukuluja. Ajatusketju lienee se, että isännöitsijätoimisto maksaa isännöitsijälle ansaitsemansa kokouspalkkiot. Työnantajan sivukulujen osuus on karkeasti noin 30% (sis. eläke-, vakuutus yms. työnantajan maksut).  Kokouskuluihin kannattaa myös tänä päivänä laskea sähköisen allekirjoittamisen erillisveloitukset. Pahimmillaan hinnat nousevat lähelle viittä euroa per allekirjoitus, mikä tarkoittaa monessa yhtiössä useamman kympin kulua joka hallituksen kokouksen yhteydessä.
	Työmaa- ja muut kokoukset	Yllä mainitut periaatteet yleensä pätevät myös muihin kokouksiin.
Muut erillisveloitukset
	Taloushallinto	Taloyhtiön lainoihin ja pankkitileihin liittyvät veloitukset voivat vuositasolla muodostaa jopa muutaman tuhannen euron kustannuksen jo keskikokoisessa taloyhtiössä. Moni toimija perii kuukausittaisen erillisveloituksen kutakin lainaa ja pankkitiliä kohden. Joillakin kiinteään hintaan kuuluu yksi laina ja yksi pankkitili. Laskutukseen liittyvät veloitukset voivat muodostua sekä yksittäisiin laskuihin liittyvistä kappalekohtaisista veloituksista tai sitten esimerkiksi sauna- ja pesulamaksujen laskuttamisesta asukkailta. Veloitusperusteena voi olla kiinteä taksa tai tuntiperusteinen veloitus. Lisäksi viranomaisille tehtävistä ilmoituksista tyypillisesti laskutetaan erikseen. Nämä voivat liittyä laajempiin urakoihin tai sitten tavanomaiseen hallituksen kokouspalkkioiden maksamiseen (nk. tulorekisteri-ilmoitus). Hieman yllättäen, jotkin toimijat laskuttavat erikseen veroilmoituksen tekemisestä. Näitä tulee toki yleensä vain yksi tilikauteen (sikäli kuin taloyhtiö ei ole hakeutunut ALV-velvolliseksi; ALV-velvollisuus voi edellyttää useita vuosittaisia ilmoituksia)
	Tiedottaminen ja arkistointi	Taloyhtiösivut ja muu asukkaille tai osakkaille suunnattu sähköinen viestintä voi olla eri taksan mukaan veloitettava palvelu, jonka vuosikustannus on yleensä muutamasta satasesta noin tuhanteen euroon per vuosi. Toisilla taas kuukausihintaan kuuluva. Asukaskyselyille voi olla muutaman satasen kiinteä hinta tai sitten työt veloitetaan tuntitaksan mukaan.  Monistus- ja kopiointikulut laskutetaan yleensä toteutuneen sivumäärän mukaan. Hintaluokka on muutamasta kymmenestä sentistä noin euroon per sivu. Huomioiden, että yhtiökokouspaketti on tilinpäätöksineen helposti 30 sivua per osakas ja vastikelaskuja sekä tiedotteita lähtee helposti 10 sivua per osakas joka vuosi, jo keskikokoisessa yhtiössä vuosisaldo voi olla muutama tuhat sivua. Sähköiseen tiedottamiseen siirtyminen usein pienentää monistus- ja kopioitikuluja, joskin osa toimijoista on ottanut käyttöön yllättävänkin korkeita sivukohtaisia taksoja sähköisten kokouskutsujen lähettämiseen, esim. euro per sivu. Lisäksi monet isännöintitoimistot laskuttavat maltillisesti toimistotarvikkeista sekä fyysisten asiakirjojen arkistointiin liittyvistä palveluista kiinteällä taksalla. Näistä harvoin kertyy muutamaa satasta enempää vuositasolla.
	Kiinteistönhoito	Pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelman (PTS), kunnossapitotarveselvityksen yms. laatiminen on yleensä erillisveloitettavaa työtä, joskin joissain tapauksissa näihin liittyy kiinteä, noin 500-1000 euron veloitus. Veden- ja sähkönkulutuksen seuranta (esim. huoneistokohtaisten vesimittarien lukeminen) on yleensä erillisveloitettavaa työtä. Hinnoissa on isoa vaihtelua riippuen siitä edellyttääkö lukeminen huoneistossa käyntiä vai onko käytössä modernimpi, etäluettava järjestelmä. Moderneissakin malleissa hinta voi olla muutamasta eurosta muutamaan kymppiin per mittari. Yleensä yksi vuosittainen mittaus riittää.
Urakoihin liittyvät erillisveloitukset
	Hallinnollinen urakkapalkkio	Isännöintitoimistot laskuttavat lähes poikkeuksetta prosenttiperusteisen hallinnollisen palkkion korjaus- ja perusparannushankkeiden sekä muiden urakoiden yhteydessä. Kokemukseni mukaan palkkio on yleensä 3–0,8% arvonlisäverottomasta urakkahinnasta. Suurimmat prosentit soveltuvat pienehköihin urakoihin (noin 100 000 euron urakat) ja pienimmät prosenttiosuudet miljoonaluokan hankkeisiin. Mikäli urakkabudjettiin ei ole sisällytetty kohtaa isännöintikuluille, on asia hyvä nostaa esiin jo hallituksen valmistelevissa kokouksissa ja aivan viimeistään yhtiökokouksessa. Yksikään isännöitsijä ei vie läpi suurempaa urakkaa kiinteällä kuukausihinnalla, se on varma.

Helikopteriperspektiivistä kustannusten jakautuminen eri veloitustyyppien välillä näyttää kokemukseni mukaan keskimäärin tältä (huomioimatta urakkapalkkioita):

Taloyhtiön talouden kannalta suurin merkitys on yleensä kiinteällä kuukausihinnalla. Vaakakuppi voi toki heilua jos hallituksella on tapana kokoustaa tavallista enemmän (4-5 kokousta/tilikausi voinee pitää normaalina) tai jos taloyhtiössä valmistellaan urakkaa tai muusta vastaavasta syystä isännöitsijälle syntyy paljon erillisveloitettavaa työtä.

So what?

Kuten todettua, isännöinnin hinnanmuodostus on melko monimutkaista. Kaikkien haastavinta on vertailla kahta isännöintitarjousta joissa kiinteään kuukausiveloitukseen sisältyy eri palvelut ja joissa erillisveloitushinnastot ovat monisivuisia ja eri periaattein laadittuja.

Erityisen kiinnostavaa olisi kuulla kokemuksianne eri isännöitsijöiden veloitusperusteista ja siitä miten veloitukset jakautuvat eri kategorioihin. Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.