Miten kilpailuttaa isännöinti? Osa 2: Tarjousten vertailusta isännöintisopimuksen allekirjoittamiseen

Tämä blogikirjoitus on kaksiosaisen sarjan toinen kirjoitus. Jos et vielä tutustunut ensimmäiseen, käy katsomassa se tästä!

Noin kahdenkymmenen tarjouspyynnön tuloksena oli kymmenkunta puhelua eri isännöintitoimistoilta ja lopulta reilu kymmenen kirjallista tarjousta. Se mikä yllätti oli, että moni ilmoitti, ettei kapasiteettisyistä ota uusia asiakkaita.

Kiitos tarjouspyynnöstä ja meitä kohtaan osoittamastanne mielenkiinnosta. Ikävä kyllä emme tällä hetkellä pysty ottamaan lisää asiakkaita sillä isännöitsijämme ovat täystyöllistettyjä.

Olen ymmärtänyt, että isännöintialalla on työvoimapulaa ja erityisesti koulutetuista isännöitsijöistä on puute. Tämän vuoksi on suositeltavaa yrittää löytää aika monta potentiaalista isännöintikumppania jolta tarjousta lähtee pyytämään (lue tarkemmin edellisestä kirjoituksestani). Toiseksi, tarjouspyynnön laatiminen kannattaa miettiä niin, että mahdollisimman monen tarjoajan on helppo tehdä tarjous. Oma taloyhtiö kannattaa esittää hyvässä valossa ja tarjouspyynnössä ei kannata muotoilla isännöinnille asetettavia vaatimuksia liian agressiivisesti. Muutoin voi käydä niin, ettei riittävää määrää tarjouksia tule, eikä kunnollista kilpailua synny lainkaan.

Mitä isännöintitarjouksilta voi odottaa ja miten tarjouksia vertaillaan?

Taloudellinen puoli 

Isännöintitoimistoilta saamamme tarjoukset noudattivat pitkälti samankaltaista kaavaa. Tarjoukset oli rakennettu tehtäväluettelon ympärille. Tehtäväluettelossa eriteltiin ne palvelut jotka ovat kiinteään kuukausihintaan perustuvia ja ne jotka ovat erillislaskutettavia. Erillislaskutettavien palveluiden osalta toiset laskutettaisiin käytetyn ajan perusteella, veloitusperusteena tuntihinta ja toiset taas muun palkkion perusteella.

Kilpailuttamisen yksi haastavimmista osuuksista oli tarjousten vertailu. Kiinteään kuukausihintaan sisältyvissä palveluissa on suuria eroja ja erillisveloituksia löytyy mitä mielenkiintoisimpia. 

Ihan ensimmäiseksi aloitimme tarkastelemalla hinnoittelun perusteita. Tarjousasiakirjoista piti selvittää, onko tarjottu hinta verollinen (alv 24%) vai veroton (alv 0%). Käytännössä taloyhtiölle merkityksellisempiä ovat verolliset hinnat, koska suurin osa taloyhtiöistä ei ole arvonlisäverovelvollisia eikä näin pysty vähentämään arvonlisäveron osuutta. Vertailun kannalta oli toki tärkeintä, että tarjouksia verrattiin yhdenmukaisesti niin, että joko verrattiin arvonlisäverottomia hintoja tai verollisia hintoja. Suurin osa toimijoista oli laatinut hinnastot niin, että arvonlisäverollinen hinta oli ilmoitettu suoraan hinnastossa, joskin joukossa oli myös niitä jotka ilmoittivat vain verottoman hinnan ja pienellä präntillä oli mainittuna, että hintoihin lisätään arvonlisävero. Näiden kohdalla tarvittiin kertolaskua 1,24 * veroton hinta, jotta saatiin muihin tarjouksiin nähden vertailukelpoinen hinta.

Verollisten kiinteiden kuukausihintojen vertailu oli kohtuullisen yksinkertaista. Toki kiinteän kuukausihinnan kattamissa palveluissa oli eroja.

Seuraavaksi oli vuorossa erillisveloitusten tarkastelu. Näistä vertailun kannalta olennaisimpia olivat kokouspalkkiot ja isännöitsijän sekä teknisen isännöitsijän tuntihinnat.

Kokouspalkkioiden vertailun toteutimme ottamalla oletukseksi viisi kokousta per vuosi (yksi yhtiökokous ja neljä hallituksen kokousta), kokouksen kestoksi 2h, kokouspäiväksi maanantai-torstai ja kellonajaksi klo 17-19. Vertailukelpoisuuden aikaansaamiseksi oletusten oletusten täytyy olla varsin detaljoituja, koska kokouspalkkioiden hinnoittelu on yleensä tehty varsin kompleksiksi ja eri toimijoilla on hyvin erilaisia tapoja hinnoitella. Eri viikonpäivinä ja kellonaikoina pidettävät kokoukset ovat eri hintaisia ja veloitusperusteena on yleensä alkava tunti tai 2 tuntia.

Isännöitsijän ja teknisen isännöitsijän tuntihintojen vertailun osalta lähdimme pohtimaan sitä, kuinka monta erillisveloitettavaa tuntia syntyy vuosittain. Määrä varmasti vaihtelee suuresti, mutta tässä tapauksessa arvioimme, että sekä isännöitsijä että tekninen isännöitsijä laskuttavat yhden tunnin kuukaudessa erillisveloitettavaa työtä, eli 12 tuntia vuodessa kumpikin.

Muitakin erillisveloituksia toki oli. Lainoihin, pankkitileihin, monistamiseen, taloushallintoon, viranomaislimoituksiin, urakoihin, isännöinnin siirtämiseen, digitaaliseen viestintään ja moneen muuhun liittyy yleensä erillinen taksa, joka veloitetaan yllä mainittujen lisäksi. Näistä tarkemmin toisessa tuoreessa blogitekstissä.

Oletusten pohjalta lähdimme laatimaan vertailutaulukkoa, jonka tarkoituksena oli laskea mahdollisimman vertailukelpoinen kokonaishinta kunkin tarjouksen perusteella. Ymmärsimme hyvin, ettei tällaisen harjoituksen tuloksena synny absoluuttisen oikeaa kuvaa hinnoittelun tasosta. Epävarmuuksista huolimatta, menetelmä on varmasti parempi kuin valinnan perustaminen lupauksille siitä, kuinka jokin toimisto laskuttaa huomattavasti vähemmän erillisveloituksia kuin kilpailijansa (näin kertoi lähes puolet tarjoajista joko suullisesti tai tarjouksensa saatteessa). 

Vertailutaulukkomme näytti karkeasti tältä:

Toimisto 1Toimisto 2Toimisto 3Toimisto 4
Kiinteä veloitus/
vuosi
A €A €A €A €
Oletetut kokouskustannukset/
vuosi
B €B €B €B €
Oletetut tuntihinnalla veloitettavat palvelut/vuosiC €C €C €C €
Oletetut muut erillisveloitukset/
vuosi
D €D €D €D €
Toimiston vertailuluku (=summa)= A + B + C + D= A + B + C + D= A + B + C + D= A + B + C + D

Tarjousten vertailussa käyttämillämme oletuksilla kiinteä kuukausihinta vastasi keskimäärin noin 60% isännöinnin vuosikustannuksesta. Kiinteitä kuukausihintoja vertailemalla ei havaittu suuria eroja vuosikustannuksissa, kun taas erillisveloituksissa oli merkittäviä eroja. Isoimmat yksittäiset erot olivat kokouspalkkioissa, joissa meidän käyttämin oletuksin kallein tarjous oli noin 3 kertaa sen minkä halvin. Muut erillisveloitukset ovat sen verran sattumanvaraisia ja erilaisia, että näistä oli vaikea tehdä yleispätevää johtopäätöstä. Onneksi niiden osuus kokonaiskustannuksista on kokemukseni mukaan rajallinen (näistä tarkemmin toisessa tuoreessa blogitekstissä). Myöskään ihan pieniin yksityiskohtiin, kuten postimerkkien hintaan ei yleensä kannata takertua, koska nämä tuskin vaikuttavat analyysin lopputulokseen merkittävästi.

“Pehmeä” puoli

Hintatietojen lisäksi useampi tarjous sisälsi kuvauksen isännöintitoimistosta, sen henkilöstöstä ja asiakkaista. Lisäksi tarjouksissa yleensä kuvattiin käytössä olevia kirjanpitojärjestelmiä ja viestintäkanavia. Muutama toimija vastasi tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja joiltakin saimme jopa vastuuisännöitsijän kirjallisen CV:n.

Melkeinpä kaikki toimijat kertovat uudistavansa isännöintialaa ja tarjoavansa kilpailijoitaan parempaa palvelua. Joitain johtopäätöksiä voi tehdä tarjousmateriaalien laadun ja täsmällisyyden perusteella, joskaan en tekisi valintaa pelkästään tältä pohjalta.

Yksi hyvä palvelutason mittari on käytettävissä oleva aika. Siksi meille oli olennaista ymmärtää kuka toimii vastuuisännöitsijänä (ts. henkilö joka tosiasiassa hoitaa taloyhtiön asioita isännöitsijätoimistossa) ja kuinka monta muuta taloyhtiötä kyseisellä vastuuisännöitsijällä on samanaikaisesti hoidettavanaan. Lisäksi halusimme ymmärtää onko toimistossa erillinen asiakaspalveluosasto, joka hoitaa asukkaiden kanssa kommunikoinnin. 

Asiakaspalvelun osalta vaikutti siltä, että toimistot on organisoitu karkeasti kahdella eri tavalla. Ensimmäinen, perinteisempi malli on sellainen jossa vastuuisännöitsijä vastaa asiakaspalvelusta ja lähtökohtaisesti hoitaa kaikki hoidettavanaan olevan taloyhtiön asiat “back office” -toimintojen (kirjanpito, vastikevalvonta, tekninen isännöinti yms.) avustuksella. Toinen, erityisesti isompien toimistojen käytössä oleva malli on sellainen jossa asiakaspalvelu hoidetaan kaikille taloyhtiöille keskitetysti ja muitakin palveluita voi olla keskitetysti järjestettynä. Koimme perinteisen mallin eduksi sen, että isännöitsijä oppii talon tavat ja erikoisuudet ja pystyy palvelemaan asukkaita ja osakkaita taloyhtiötietämyksensä pohjalta paremmin kuin keskitetyssä asiakaspalvelumallissa, jossa asiakaspalvelija tuskin voi tuntea talojen asioita kovin hyvin.

Lähes kaikki kirjalliset tarjoukset edellyttivät joitain jatkokysymyksiä ja täsmennyksiä, jotka haimme sähköpostitse tarjoajilta. Kun nämä oli saatu, pystyimme laittamaan tarjoukset hinnan, laadun ja sopivuuden osalta riviin. Tämän jälkeen valitsimme neljä parasta jatkokierrokselle.

Valmiit, kymmenien tarjouspyyntö- ja kilpailutusprosessien tuloksena syntyneet tarjouspyyntöasiakirjat löydät Taloyhtiö.median kaupasta. Tarjouspyyntöpohjilla voi vähentää tarjouspyyntöprosessin aikana tulevien lisäkysymysten määrää ja parantaa tarjousten vertailukelpoisuutta.

Haastattelu-/keskusteluvaihe

Jatkokierroksen käynnistimme järjestämällä tapaamiset kärkinelikon kanssa. Kullekin toimijalle oli varattu oma 60 minuutin aikaikkuna, jonka aikana isännöitsijätoimisto ja potentiaalinen vastuuisännöitsijä pääsivät esittäytymään ja taloyhtiön hallitus pääsi puolestaan esittelemään itsensä ja taloyhtiön.

Keskustelujen tavoitteena oli ymmärtää miten asioita hoidetaan kussakin toimistossa ja millainen on vastuuisännöitsijän kokemus. Erityisesti kyselimme saneerausurakkakokemuksesta, asiakaspalvelun toteuttamisesta ja siitä, miten uusi isännöitsijä näkee toimiston vaihtamisen prosessin. Samalla toimistot pääsivät esittelemään viestintäkanaviaan ja taloushallinnon työkalujaan. 

Haastattelujen tavoitteena oli myös ymmärtää isännöitsijätoimiston omistusrakenne ja sekä toimiston että vastuuisännöitsijän taloudelliset insentiivit. 

Isännöitisjätoimiston osalta halusimme ymmärtää onko isännöitsijätoimistolla tai sen omistajilla lähipiirissään urakointi-, huolto-, siivous-, konsultti- tai muita palveluntarjoajia, jotka tarjoavat tuotteita tai palveluita taloyhtiöille. Lisäksi selvitimme onko isännöintitoimistolla voitonjako-, yhteistyö-, ”kick back”- tai muita vastaavia järjestelyitä toimittajien kanssa, minkä perusteella isännöitsijä voi saada taloudellista etua taloyhtiön tilausten perusteella. Jos tällaisia on, syntyy helposti tilanne jossa isännöitsijällä on intressi ohjata taloyhtiön hankintoja lähipiiriyhtiöille tai tietyille toimittajille taloyhtiön edun vastaisesti. Kokemukseni mukaan taloyhtiön hallituksen on käytännössä vaikea suitsia hankintojen ohjautumista tällaisille tahoille eikä ole tarkoituksenmukaista, että hallituksen täytyy muistaa valvoa tällaista toimintaa. Siksi intressiristiriidoista vapaa toimija oli nähdäkseni paras lähtökohta.

Toiseksi, oli tärkeää ymmärtää miten vastuuisännöitsijän palkitseminen oli rakennettu. Erityisesti, onko palkitsemismalli sellainen jossa vastuuisännöitsijälle ohjataan komissio tai bonus myytyjen erillislaskutettavien palveluiden laskutuksen perusteella. Ymmärtääkseni tällaisia kannustinmalleja on käytössä isännöintialalla. Taloyhtiön kannalta nämä johtavat tilanteeseen jossa hallituksen täytyy muistaa valvoa yhtiön etua, jottei tarpeetonta työtä teetetä taloyhtiön kustannuksella. Tällainen valvonnan tarve on hallitukselle tosiasiassa melko vaikea tehtävä ja edellyttää melkoista tarkkaavaisuutta. Parempi olisi jos vastuuisännöitsijän palkitsemismalli olisi sidottu palvelun laatuun, asiakastyytyväisyyteen tai muuhun mittariin siten, että vastuuisännöitsijän ja taloyhtiön intressit olisivat yhdenmukaiset.

Haastattelut olivat ehdottoman hyödyllisiä. Niiden perusteella oli helpompi muodostaa käsitys siitä millaista yhteistyö kunkin tarjoajan kanssa voisi olla. 

Viimeinen kiritys ja valinta

Haastattelujen perusteella ilmeni, että kaksi toimijaa olivat hyvin taloyhtiöllemme sopivia. Lopullinen valinta näiden välillä ei ollut helppo. Päätimme pyytää kummaltakin sopimusluonnokset ja kysyimme josko he olisivat valmiita vielä parantamaan tarjoustaan. Yllätykseksemme kumpikin oli valmis tekemään pudotuksen tarjottuun kuukausihintaan. Viimeinen kiritys siis kannatti!

Uudet tarjoukset nähtyämme valinta oli helpompi tehdä. Päädyimme valitsemaan toimijan jonka hinnoittelu oli kilpailukykyinen ja jonka palvelun laadusta ja prosesseista saimme tarjousasiakirjojen ja haastattelun perusteella positiivisen kuvan. Isännöintisopimus saatiin myös neuvoteltua varsin joustavasti (lue isännöintisopimuksista tarkemmin toisesesta blogistani). 

Kun hallitus oli tehnyt päätöksen isännöinnin vaihtamista koskevassa asiassa ja isännöintisopimus oli allekirjoitettu, irtisanomisilmoitus lähetettiin nykyiselle isännöintitoimistolle. Reilu kuukauden puristuksen jälkeen taloyhtiölle oli löytynyt uusi isännöitsijä ja prosessi oli saatu päätökseen.

Tämä blogikirjoitus on kaksiosaisen sarjan toinen kirjoitus. Jos et vielä tutustunut ensimmäiseen, käy katsomassa se tästä!

Olisi kiinnostavaa kuulla kokemuksianne ja ajatuksianne isännöinnin vaihtamisesta. Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.

Kuva Ⓒ Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Pix4free

TILAA UUTISKIRJE

Rekisteröidy uutiskirjeen tilaajaksi ja saat ilmoitukset uusista blogikirjoituksista sähköpostitse.

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

2 Replies to “Miten kilpailuttaa isännöinti? Osa 2: Tarjousten vertailusta isännöintisopimuksen allekirjoittamiseen”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *