Miten kilpailuttaa isännöinti? Osa 1: Suunnittelusta tarjouspyynnön lähettämiseen

Tästä kaikki alkoi

Hyvää isännöintiä saa todella hakea, eikö vain? Ainakin oman kokemukseni perusteella isännöinnin ongelmat ovat varsin tavallisia suomalaisissa asunto-osakeyhtiöissä. Osakkaat ja asukkaat kokevat isännöintipalvelun monesti etäiseksi ja huonoksi. Hallitukset puolestaan kummastelevat palvelun laatua ja aina vaan kasvavia kuluja.

Itselleni tutussa asunto-osakeyhtiössä oli jo jonkin aikaa ollut käsillä juuri tällainen “klassikkotilanne”. Taloyhtiö oli ollut erään keskisuuren isännöitsijätoimiston asiakkaana jo pidempään ja kyseisen isännöitsijätoimiston johdolla oli viety onnistuneesti läpi isompiakin urakoita. Talon asukkaiden kanssa käymieni keskusteluiden pohjalta vaikutti siltä, että alkuvuosina palvelu oli ollut asintuntevaa ja toteutus tehokasta, kun isännöinnistä oli vastannut kokenut ammattilainen. Viimevuosina palvelutaso oli kuitenkin päässyt laskemaan ja taloyhtiön asioista vastaavat henkilöt olivat vaihtuneet tiuhaan tahtiin. Asiantunteva palvelu oli vaihtunut “postilaatikkomaiseen” toimintaan, jossa isännöitsijä tyytyi lähinnä viestien välittämiseen ja pöytäkirjan pitämiseen kokouksissa. Proaktiivisuus oli täysin poissa, joskin hinnankorotukset ja lisäveloitukset näkyivät tuloslaskelmalla varsin tehokkaasti. Tuntui, että hallituksen jäsenten asiantuntemus oli parempaa kuin isännöitsijän. Myöskään tupakkapaikan “pihaparlamentilta” isännöitsijä ei saanut mairittelevaa arviota. Kuulostaako tutulta?

Istuin tuolloin yhtiön hallituksessa, ja yksi hallituksen jäsenistä nosti isännöinnin vaihtamista koskevaa ehdotusta esille useampaan otteeseen. Pian ryhdyttiin valmistelemaan tarjouspyyntöä isännöinnin kilpailuttamiseksi ja ennen pitkää olimme hallituksessa yksimielisiä siitä, ettei nykyisen isännöitsijän kanssa voitaisi enää jatkaa. Päätimme lähteä etsimään uutta isännöitsijätoimistoa kilpailutuksen kautta.

Ensimmäisenä työvaiheena oli tarjouspyynnön laatiminen. Verkosta löytyy useampia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat isännöinnin kilpailuttamista ostopalveluna. Tällainen on varmasti monelle yhtiölle hyödyllinen ja rahan arvoinen palvelu, joskin tässä tapauksessa halusimme hoitaa prosessin itse.

Itselläni ei ollut aiempaa kokemusta isännöinnin kilpailuttamisesta, joskin olin ehtinyt vuosien varrella näkemään useamman isännöitsijän eri yhtiöissä, sekä hallituksen jäsenen, osakkaan että asukkaan näkökulmasta. Hallituksen jäsenten aiempien kokemusten pohjalta oli muodostunut käsitys siitä millaista isännöintiä emme aikanaan haluaisi. 

Miten laatia tarjouspyyntö?

Tapoja isännöintipalvelun tarjouspyynnön laatimiseen on monia. Monella isännöntiyrityksellä on valmis verkkolomake, jonka täyttämällä voi pyytää tarjouksen ja netistä löytyy muutamia valmislomakkeita tähän tarkoitukseen. Emme kuitenkaan tyytyneet valmiiseen, vaan päätimme rakentaa tarjouspyynnön erilliseksi asiakirjaksi, joka voitaisiin toimittaa sähköpostitse.

Prosessi opetti siihen, että tarjouspyynnön on hyvä olla mahdollisimman selkeä ja kattava. Olen ymmärtänyt, että isännöintialalla on viimevuodet ollut työvoimapulaa, mikä näkyy siinä, etteivät isännöitsijät ehdi käyttämään tarjouspyyntöjen käsittelyyn valtavasti aikaa. Kaikkein vähiten heillä on aikaa hukata sellaisiin tarjouspyyntöihin joista näkee, ettei kilpailutusasiassa olla tosissaan tai, ettei hallituksella ole tosiasiallisia valmiuksia tai osaamista tehdä päätöksiä asiassa. Jotta näin ei kävisi, käytimme valmisteluun pidemmän ajan. Tätä voin lämpimästi suositella kaikille jotka isännöinnnin kilpailuttamista harkitsevat.

Tarjouspyynnön aluksi listasimme kaikki taloyhtiöömme liittyvät keskeiset tiedot:

• yhtiön perustiedot (y-tunnus, osoite, tilikausi, osakkeiden määrä, yhtiöjärjestyksen keskeisimmät ehdot, mm. onko lunastuslauseke ja edellyttääkö yhtiöjärjestys useampaa yhtiökokousta vuosittain)
• rakennuksen perustiedot (rakennusten ja porraskäytävien lukumäärä, rakennusvuosi, tilavuus, asuinhuoneistojen lukumäärä ja pinta-ala, vastikeneliöiden määrä, liikehuoneistot ja muut yhtiön omistuksessa olevat tilat, yhteiset tilat, hissit…)
• tekniset perustiedot (rakennusmateriaali, merkittävät suoritetut korjaus- ja perusparannusurakat, tiedot lukitusjärjestelmistä, lämmitysjärjestelmän toimintaperiaate, ilmanvaihdon toimintaperiaate, muu talotekniikka ja älykkäät järjestelmät…)
• kiinteistön perustiedot (tontin omistus, tontin pinta-ala, kiinteistötunnus, autopaikat) 
• tärkeimmät sopimuskumppanit (huoltoyhtiön nimi, TV/taloyhtiönetti)
• rahoitus (pankkilainat ja kiinnitykset, luotolliset tilit)

Seuraavaksi lisäsimme dokumenttiin muutamia kuvia rakennuksesta, pihasta ja yleisistä tiloista. Lisäksi liitimme tarjouspyyntöön viimeisimmän tilinpäätöksen, kaupparekisteriotteen ja yhtiöjärjestyksen. Kaksi jälkimmäistä haimme Virre-palvelusta.

Kolmanneksi, muutaman rivin kuvaus nykyisestä isännöinnistä ja irtisanomisehdoista. Varmistimme vanhasta isännöintisopimuksesta, että tapauksessamme vanha isännöintisopimus oli irtisanottavissa muutaman kuukauden irtisanomisajalla. Yleensä irtisanomisaika on jotakin yhden ja kuuden kuukauden väliltä (ks. irtisanomisehdoista tarkemmin toisesta isännöintisopimuksia käsittelevästä blogista). Lisäksi kirjasimme syitä isännöinnin vaihtamiselle, joita olivat muun ohella isännöitsijän proaktiivisuuden puute ja sekä passiivisuus päätettyjen asioiden edistämisessä.

Kilpailutusprosessin kestäessä kävi ilmi, että isännöitsijät ovat erityisen kiinnostuneita syistä isännöinnin vaihtamiselle. Useampi ehdokas soitti vielä puhelimitse ja kyseli taustaa vaihdolle. Kenties isännöitsijät halusivat varmistua siitä, etteivät joudu keskelle riitaisia yhtiöitä. Tällaiset yhtiöt ovat ymmärrettävästi ovat aika- ja resurssisyöppöjä asiakkaita, eivätkä myöskään varmasti kovin mielekkäitä paikkoja tulla uutena isännöitsijänä.

Seuraavassa osiossa pyrimme sanoittamaan tavoitteet isännöinnille, erityisesti laadun osalta. Tässä yhtiössä oli erityisen tärkeää löytää isännöitsijä, jolla olisi asintuntemusta valmistella päätösesityksiä ja edesauttaa kiinteistön hyvää hoitoa. Taloyhtiö on sen kokoinen, ettei päivittäistä johtamista voitu jättää taloyhtiön puheenjohtajan tai jonkun muun taloyhtiöaktiivin vastuulle vaan tarve oli ammattimaiselle isännöitsijälle joka ottaisi rautaisen otteen hallinnosta. Lisäksi tiesimme, että asukkailla oli monenlaisia toiveita esim. autopaikkojen sähköistämisestä, joten myös urakkaosaamista tarvittaisiin. Lisäksi mainitsimme, että kaiken tekemisen pitäisi myös noudattaa hyvää isännöintitapaa.

Seuraavaksi ohjeistimme siitä, milloin ja miten tarjoukset tulisi toimittaa. Päätimme antaa tarjousaikaa kolme viikkoa. Tällöin varmistettaisiin, että riittävän monelta isännöitsijältä saataisiin tarjous. Sisällön osalta ohjeistuksena oli toimittaa kirjallinen tarjous sisältäen seuraavat tiedot:

• Kuvaus isännöintipalvelun ja teknisen isännöinnin hinnoittelusta (kuukausiveloitus ja listaus yhtiöltä tai osakkailta erikseen veloitettavista palveluista)
• Tieto siitä, nimeääkö isännöitsijätoimisto vastuuisännöitsijän tai hallinnollisen isännöitsijän taloyhtiölle.

Meille tämä oli erityisen tärkeä pointti. Lähestulkoon kaikki toimistot mielellään nimeävät toimistoyhtiön isännöitsijäksi. Joillain toimistoilla on jopa käytäntönä, etteivät he lainkaan korvamerkitse tiettyä henkilöä isännöitsijän rooliin, kun taas toisilta voi saada nimenomaisen vastuuhenkilön. Pidimme tätä perinteisempää henkilöityvää mallia parempana. 

Tarjouspyyntöprosessin aikana tuli käytyä mielenkiinteoisia puhelinkeskusteluita useamman isännöintiyrittäjän kanssa. Yksi kertoi, että monen toimiston strategiana on estää isännöinnin henkilöitymistä yksittäiseen isännöitsijään. Tämän taustalla on pelko siitä, että isännöitsijä lähtee kyseisen työnantajan palveluksesta ja vie asiakkaat mukanaan. Pelko on tuttu monilta asiantuntija-aloilta. Taloyhtiön kannalta on kuitenkin sääli jos vastuullinen henkilö vaihtuu usein eikä tällöin pääse syntymään sellaista asiantuntemusta ja taloyhtiötuntemusta, jota tarvitaan erityisesti korjaushankkeista ja miksei päivittäisessä johtamis- ja hallitustyöskentelyssäkin.

• Taloyhtiön hallinnosta vastaavan isännöitsijän CV, tieto hoidettavana olevasta taloyhtiöiden määrästä ja listaus korjaushankkeista joissa isännöitsijä on ollut mukana viimevuosina

Hoidettavien taloyhtiöiden määrä oli erityisen keskeinen kriteeri valinnalle. Jos ajatellaan, että isännöitsijällä on 20 taloyhtiötä hoidettavanaan ja tavallisen työviikon käytettävissä oleva työaika on 40 tuntia (tosiasiassa asiakastyöhön käytettävä aika on varmasti reilusti vähemmän), tällöin isännöitsijällä jäisi max. 2h/viikko aikaa hoitaa meidän taloyhtiömme asioita. Tarjouspyyntöprosessin aikana kävi ilmoi, että isännöitsijän hoidettavana olevien taloyhtiöiden määrässä on suurta vaihtelua. Muutamilla oli alle kymmenen yhtiötä kun taas toisilla lähes 20.

Pyysimme tarjoajia ilmoittamaan myös miten kokonaisasiakasmäärä on kehittynyt viime vuosina. Isännöintialaa mediasta seuranneena oli helppo huomata kuinka vauhdikkaasti isännöintiyritykset olivat vaihtaneet omistajaa ja kuinka nopeasti alalla tapahtui konsolidaatiota niin, että isommat toimijat ovat ostaneet yrityskaupoilla pienempiä paikallisia toimijoita pois markkinoilta. Tavoitteenamme oli välttää joutumasta tilanteeseen jossa isännöitsijällä on tarjousvaiheessa varsin maltillinen määrä taloyhtiöitä hoidettavanaan, mutta myöhemmin olemmekin tilanteessa jossa isännöitsijän työmäärä on moninkertaistunut ja yhtiömme palvelemiseen jää vain vähän aikaa.

• Isännöitsijätoimiston muut isännöintiresurssit ja kuvaus siitä, miten toimitaan loma- ja muissa poissaolotilanteissa
• selostus uuden taloyhtiöasiakkaan hallinnon siirtämisen menettelystä, aikataulusta ja kustannuksista
• Selvitys taloushallinnon toteutustavasta ja resursseista, myös mahdollisten alihankkijoiden tiedot
• Listaus käytettävistä tieto- ja viestintäjärjestelmistä 
• Selvitys teknisen isännöinnin toteutustavasta

Isännöintitoimistoja tuntuu olevan kahden tyyppisiä, sellaisia joissa tekninen isännöitsijä on palkkalistoilla ja sellaisia joissa tekninen isännöinti on ulkoistettu alihankkijalle. Aiemmasta kokemuksesta voi sanoa, että alihankkijan palveluksessa työskentelevällä teknisellä isännöitsijällä ei todennäköisesti ole tuntemusta taloyhtiöstä pidemmältä ajalta eikä välttämättä hyvää keskusteluyhteyttä myöskään isännöitsijään. Tällöin voi käydä niin, että teknisen isännöinnin laatu jää heikoksi tai hinta muodostuu kalliiksi siksi, että jokainen uusi asia vaatii ennakollista selvittämistä ja taloon tutustumista (mikä tietysti tehdään tuntilaskutuksella) sen sijaan, että kokemuksesta tuntisi jo relevantit faktat ja olosuhteet.

Kuten yllä olevasta listasta huomaa, odotimme isännöitsijöitä muutakin kuin vain hinnaston lähettämistä. Hinnoittelu oli toki tärkeä kriteeri, mutta viime kädessä palvelun laatu ratkaisee. Laatupuolesta oli ajoittain hieman haastavaa saada käsitystä siksi, etteivät kaikki isännöitsijät selkeästikään räätälöineet antamaansa tarjousta kysymystemme perusteella. Toiset olivat taas vastanneet kaikkiin kysymyksiimme täsmällisesti.

Näin jälkeenpäin ajateltuna, tarjouksen olisi voinut laatia myös siten, että tarjouksen mukana olisi lähetetty erillinen Excel- tai Word-tiedosto jossa relevantit isännöintipalvelua koskevat kysymykset olisi listattu ja johon tarjoaja olisi voinut suoraan vastata. Tällainen malli olisi ehkä tuottanut enemmän vastauksia kysymyksiin ja pienentänyt tarvetta jatkokysymyksille. Jos ja kun kilpailutus tulee eteen jossakin toisessa yhtiössä, taidan kokeilla tällaista mallia.

Keneltä pyytää tarjous?

Nopean soittokierroksen ja tuloksettoman googlausyrityksen perusteella kävi selväksi, ettei sopivan isännöitsijätoimiston löytäminen ole aivan yksinkertaista. Erilaisia isännöitsijätoimistoja on paljon ja kenttä on kuluttajan näkökulmasta varsin hajanainen. Jotain kertoo sekin, että asuntosijoittajina tai kiinteistöalalla meritoituneet tutut ja tutun tutut välttivät suosittelemasta yksittäisiä toimijoita. Tarjouspyynnpn laatimista haastavammaksi osoittautui sen joukon rajaaminen, jolle tarjouspyyntö lopulta lähetettäisiin.

Ainoa helppo rajanveto oli kyseiselle taloyhtiölle soveltumattomien toimistojen löytäminen.  Teimme heti alkuun sen ratkaisun, ettei tarjousta lähdettäisi edes pyytämään isännöintikartellitapauksessa osallisina olleilta isännöintiyrityksiltä (lisää esim. KKV:n sivuilla helmikuussa 2021 julkaistussa tiedotteessa ja joulukuussa 2022 julkaistussa tiedotteessa). En halua ottaa kantaa tapaukseen sen kummemmin, joskin totean, että halusimme hallituksena välttää selittämistä muille osakkaille ja asukkaille sitä miksi olimme valinneet yhtiön kumppaniksi epäillyssä kartellissa mukana olleen isännöintiyrityksen. Toiseksi, toiveissamme oli löytää pitkäaikainen ja vakaa yhteistyökumppani johon voisimme luottaa erityisesti siinä, että isännöinnin kulut pysyvät kurissa. Tältä pohjalta teimme sen rajanvedon, että suljimme tarjouskilpailun ulkopuolelle myös suuret, pääomasijoittajien omistamat isännöintiketjut kuten Rettan (ex. Realia / Altor-pääomasijoittajan omistuksessa), Oiva isännöinti Groupin (ex. Avara Isännöinti ja Provia Isännöinti / Intera-pääomasijoittajan omistuksessa) ja Isännöinti Luotsin (ex. Astala / HgCapital-pääomasijoittajan omistuksessa). Oman kokemukseni mukaan sijoittajaomisteisissa toimistoissa on kovat kasvutavoitteet, mikä näkyy isännöitsijän työmäärän kasvuna (ts. johtaa siihen ettei isännöitsijällä ole aikaa taloyhtiölle) ja siihen, että paine lisälaskutukselle ja erillisveloituksille on kova.  Lisäksi jätimme pois nk. “yhden miehen toimistot” siitä syystä, että taloyhtiössämme on useampi kymmen asuntoa, mikä edellyttää isännöinniltä hieman enemmän muskeleita.

Kun ei-lista oli valmis, ryhdyimme pohtimaan miten löytäisimme sopivat isännöitsijät. Päädyimme lopulta tarkastelemaan lähialueen taloyhtiöitä. Surffasin ensin kaupungin karttasivustolle (meidän tapauksessamme pääkaupungin kartta löytyi kaupungin sivuilta), etsin kartasta talon ja haarukoin sen ympärille noin kilometrin kokoisen ympyrän. Tämän ympyrän sisältä oli tarkoitus selvittää, mitkä isännöitsijätoimistot isännöivät muita taloyhtiöitä alueella.

Karttasovelluksesta oli helppo etsiä asunto-osakeyhtiöiden nimet valitsemalla Aineistot-sivulta “Kiinteistökartat” => “Kiinteistökartta” ja “Kiinteistöt, määräalat ja rakennukset”=>”kiinteistöt”.

Tämän jälkeen jokainen kiinteistö on merkitty karttaan pienellä sinisellä/lilalla neliöllä. Neliötä klikkaamalla oikealle puolelle avautuu kiinteistön tiedot. “Omistajat / Vuokralaiset” -kohdasta voi nähdä kiinteistön omistajan tai vuokralaisen. Sikäli kuin kiinteistöllä on asunto-osakeyhtiö, tiedoissa pitäisi lukea kyseisen asunto-osakeyhtiön nimi. Nimet ovat tyypillisesti muotoa “Asunto Oy XXX” tms.

Kiinteistökarttaan ei ainakaan Helsingissä ole viety tietoja isännöinnistä. Onneksi kaupparekisteritiedot ovat kuitenkin tänä päivänä ilmaiseksi saatavilla Virre-palvelusta. Asunto-osakeyhtiön nimellä tai y-tunnuksella pääsee tekemään haun kaupparekisterin tietokantaan, minkä jälkeen “Yrityksen tiedot” -sivulta löytyy yhteystietosarake. Asunto-osakeyhtiöiden osalta on lähes aina niin, että yhteystiedot-sivulle on kirjattu isännöitsijätoimiston tiedot ja osoite. Jos ei, sivun oikeasta laidasta voi klikata “Sähköinen kaupparekisteriote”. Kaupparekisteriotteelta puolestaan löytyy “ISÄNNÖITSIJÄ”-kohta. Jos tähän on merkitty isännöitsijänä toimivan henkilön nimi, googlaamalla monesti löytää relevantin firman.

Tässä tapauksessa isännöintiä kilpailuttanut taloyhtiö sijaitsee tiiviisti asutussa kaupunginosassa pääkaupunkiseudulla. Piirtämällä halkaisijaltaan noin kilometrin ympyrän, haaviin osui karkeasti 100 taloyhtiötä joissa oli yhteensä noin 30 eri isännöitsijää. Yhdellä toimijalla oli lähes 15% säteen sisälle mahtuvista yhtiöistä. Kourallisella toimistoja oli muutamia taloja, kun taas loput jakautuivat useammalle isännöintiyritykselle joilla oli kullakin 1 tai 2 taloa alueella.

Edellä mainitut rajaukset huomioiden päätimme pyytää tarjouksen noin kahdeltakymmeneltä eri toimistolta. Lähetimme tarjouspyynnöt sähköpostitse ja jäimme odottamaan vastauksia.

Tämä blogiteksti on ensimmäinen osa kaksiosaista blogisarjaa. Seuraavan osan löydät täältä!

Olisi kiinnostavaa kuulla kokemuksianne ja ajatuksianne isännöinnin kilpailuttamisesta. Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.

Kuva Ⓒ Nick Youngson CC BY-SA 3.0 Pix4free