Taloyhtiön hallituksen 3 tärkeintä tehtävää

Taloyhtiön hallituksen roolista ja tehtävistä kirjoitetaan paljon, joskin ohjeet ja neuvot ovat usein varsin teknisiä ja ajoittain kovin abstrakteja. Viimeisimmän Kiinteistölehti Uusimaan (4/2023) pääkirjoitus kehottaa tekemään “vuosittaisen talousarvion yhteydessä pitkäjänteistä suunnittelua”, toteaa, että “talousarvioprosessi vuodelle 2024 kannattaa tehdä erityisen huolellisesti ja pyrkiä aidosti hakemaan arvion tueksi kaikki vastikkeisiin vaikuttava informaatio”. Pääkirjoitus kruunaa vielä ohjaamalla, että “[h]akeva kyllä löytää, mutta itsestään tieto ei hallitukselle tai isännöitsijälle mistään ilmesty”. 

1. Isännöitsijän valinta ja toiminnan valvonta
2. Taloyhtiön talouden seuranta
3. Kiinteistön kunnossapidon ja hoidon ohjaus

Pääkirjoituksessa annetut neuvot ovat toki sinänsä oikeita, joskaan ne eivät anna konkreettista apua tavan taloyhtiöaktiiville siitä, miten taloyhtiötä on tarkoituksenmukaista johtaa ja mihin oikeasti pitäisi keskittyä.

Taloyhtiökenttä, kuten myös yhteiskunta yleensä on muuttumassa jatkuvasti kompleksisemmaksi. Asumiseen ja rakentamiseen liittyvää sääntelyä tulee lisää, asukkaiden vaatimustaso nousee, korkotaso kurittaa taloyhtiöiden taloutta, isännöinnin palvelut ja hinnoittelumallit monipuolistuvat. Samalla taloyhtiöiden hallituksista jää pois kokeneita taloyhtiöaktiiveja ja tilalle saadaan puolipakolla nuorempaa sukupolvea. On helppo nähdä kuinka paine taloyhtiön hallituksille nousee.

Taloyhtiön hallituksella on pahimmillaan pitkä lista murheita ja tehtävää. Hallituksen aikaa on helppo käyttää pienten asioiden selvittelyyn ja pohtimiseen: Järjestetäänkö pihatalkoot? Kuka metelöi yöllä? Miten jaetaan saunavuorot? Tällaisiakin asioita väistämättä tulee hoidettavaksi, mutta ensin olisi hyvä keskittyä olennaiseen.

Mihin hallituksen sitten pitäisi keskittyä? Nähtyäni useampia erilaisia taloyhtiöitä ja istuttuani lukuisissa hallituksissa vuosien varrella, tiivistäisin olennaisen kolmeen kohtaan:

  1. Isännöitsijän valinta ja toiminnan valvonta

Taloyhtiön hallituksen jäsenet hoitavat tehtäväänsä käytännössä aina sivutoimisesti oman työnsä ja muun elämän ohessa, eivätkä siksi voikaan olla mukana kaikkien juoksevien asioiden hoitamisessa. Hallituksen jäsenet ovat käytännössä aina hallitustyöskentelyn ja kiinteistöjohtamisen amatöörejä. Toisin sanoen, taloyhtiön hallitusten jäsenillä ei ole yleensä erityistä osaamista tai asiantuntemusta taloyhtiön taloudenhoidosta, johtamisesta tai teknisestä puolesta. Hallitus on siis hyvin riippuvainen siitä miten isännöitsijä hoitaa taloyhtiön juoksevaa hallintoa ja miten isännöitsijä tukee hallitusta päätöksenteossa. On siis kriittisen tärkeää, että isännöitsijä on tehtäviensä tasalla. Jos ei, on hallituksen syytä pikimmiten etsiä tilalle asiansa osaava isännöintikumppani. Kovin kauaa ei kannata katsella, vaan syytä on toimia nopeasti jos isännöintipalvelu sakkaa.

Ja vaikka isännöinti olisikin kunnossa, hallituksen tehtävänä on valvoa, että isännöintiä hoidetaan hyvin. Parhaassa tapauksessa hallitus toimii aktiivisesti pitäen isännöitsijän valppaana ja palvelualttiina. Valvonnan ja aktiivisuuden roolia ei voi liiaksi korostaa. Lisäksi hyvä hallitus luottaa ja tukee isännöitsijää omassa työssään. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, ettei hallitus puutu jokaiseen pikkuasiaan vaan antaa isännöitsijälle riittävän laajan mandaatin toimia. Lisäksi hyvä hallitus aktiivisesti kertoo mitä se isännöinniltä toivoo.

Jos isännöinnin valvontaan ja valintaan liittyvät teemat kiinnostavat, suosittelen tutustumaan seuraaviin blogikirjoituksiin:

  1. Taloyhtiön talouden seuranta

Jos isännöitsijän valinta ja valvonta on tärkeintä, on lähes yhtä tärkeää seurata taloyhtiön talouden tilaa. Hyvin asiansa hoitava isännöitsijä osaa valmistella ja esitellä taloustilanteen hallitukselle siten, että kukin hallituksen jäsen voi varmistua taloudellisesta tilanteesta ilman syvällistä asinatuntemusta.

Noh, mitä taloyhtiön taloudesta pitäisi sitten ymmärtää? Itse esitän seuraavat kysymykset jokaisessa hallituksen kokouksessa (joskin isännöitsijät ovat jo oppineet näihin proaktiivisesti vastaamaan):

  1. Millainen on yhtiön maksuvalmius juuri nyt? Onko kassassa riittävästi varoja juoksevien ja ennakoitavissa olevien kulujen hoitamiseen?
  2. Onko kassassa riittävä puskuri yllättävien kulujen varalta? Yleensä suositellaan puskurisummaa, joka on vähintään noin 3 kertaa se määrä, joka kerätään hoitovastikkeina kuukausittain (=neliökohtainen vastike * kaikki vastikeneliöt * 3).
  3. Onko osakkailla olennaisia vastikerästejä? Jos on, miten isännöitsijä suunnittelee toimivansa näiden osalta (muistutukset, yhteydenotto, maksusuunnitelmat, perintä)?

Edellä mainitut kysymällä pääsee yleensä varsin pitkälle. Koska hallituksen jäsenellä harvoin on aikaa tai edes osaamista hakea kysymyksiin vastauksia itse, Isännöitsijän tulisi aina olla asioidensa tasalla vähintäänkin sillä tasolla, että kykenee vastaamaan kysymyksiin lyhyesti ja yksinkertaisesti. Jollei, on syytä palata 1. kohtaan ja vaihtaa osaavaan isännöitsijään.

Jos kaipaat syvällisempää ymmärrystä teemasta, aiheesta löytyy erinomainen podcast täältä: Sijoitusovi: Pasi Orava – Näin tulkitset taloyhtiön tilinpäätösmateriaaleja. Jos taas taloyhtiön talouden kanssa on jo tiukkaa, on syytä tarkastella hoitovastikkeen korottamista ja selvittää mahdollisia säästön paikkoja. Näitä voi hakea esim. isännöintipalveluiden kilpailuttamisesta tai tsekkaamalla seuraavat taloyhtiötärpit:

  1. Kiinteistön kunnossapidon ja hoidon ohjaus

Top-listan kolmospaikalla on kunnossapitotarpeiden, kiinteistön hoidon ja perusparannusten ohjaus. Kunnossapito- ja hoitopuolen osalta hallituksen kannattaa tukeutua isännöitsijän tekniseen asiantuntemukseen. Vaikka tukautuisi isännöitsijään, on muutamat perusjutut hyvä hallita.

Ihan ensimmäiseksi hallituksen kannattaa käydä läpi asukkaiden turvallisuuteen liittyvät kiinteistön hoidon kysymykset. Ennen talven tuloa on syytä tsekata, että liukkauden torjunta, lumenpudotus ja muu talviturvallisuus on asianmukaisesti hoidettu. Jos käytössä on huoltoyhtiö, on huoltosopimus syytä tarkistaa sen varmistamiseksi, että huoltoyhtiön on vastuutettu huoltotoimenpiteiden osalta. Koska hallituksen jäsenet viimekädessä henkilökohtaisesti vastaavat asukkaiden turvallisuudesta, on hyvä varmistaa, että talviturvallisuusasioiden seurannasta ja hoidosta on sovittu kirjallisesti. Jos ei, on kirjallinen sopimus syytä tehdä pikimmiten. Toinen tarkistettava teema liittyy asumis- ja paloturvallisuuden varmistamiseen. Yleensä suositellaan, että taloyhtiö tilaa säännöllisesti ammattilaiselta riskitarkastuksen, jossa käydään läpi kaikki väestönsuojan tarvikkeiden ajantasaisuudesta palosammuttimiin ja savunpoistoluukkujen toimivuuteen. Turvallisuusasioissa ei kannata kitsastella.

Kun turvallisuusasiat on kunnossa, kannattaa keskittyä kiinteistön kunnossapidon kysymyksiin. Jos suuntaviivat ovat hukassa, yksi hyvin helppo konkreettinen toimi on ohjeistaa isännöitsijä hankkimaan taloyhtiön huoltoyhtiöltä lista kaikista huoltopyynnöistä/tilauksista edellisen esim. edellisen 12 kuukauden ajalta. Mikäli huoltoyhtiöitä on useampia (esim. hissi ja muu huolto erikseen) kannattaa vastaava lista pyytää kaikilta näiltä. Huoltopyynnöt/tilaukset yleensä antavat hyvän kuvan siitä, millaiset taloyhtiön kuntoon liittyvät kysymykset ovat ajankohtaisia. Näistä voi esim. havaita, ovatko rättipattereiden tiivisteet tulleet tiensä päähän tai olisiko esim. ikkunoita tai terassien ovia syytä tiivistellä (jos huoltoon on tullut ilmoituksia vedon tunteesta tms.). Kunnossapidon tilannekuvaa voi vielä täydentää kunnossapitotarpeita koskevalla asukaskyselyllä tai teknisen asiantuntijan kuntokartoituksilla. Näiden tietolähteiden perusteella on sitten paremmat edellytykset arvioida millaisia kunnossapitotoimia olisi syytä tehdä. Tekninen ymmärrys on toki tarpeen, mikä korostaa asiantuntevan isännöitsijän roolia. Ja vielä varoituksen sana hallituksen jäsenelle, myöskään asiantuntijan suositukseen ei kannata sokeasti luottaa. On vaara, että taloyhtiön hallitus sokaistuu kuulemansa edessä.

Kas näin! Olisi kiinnostavaa kuulla ajatuksianne teemaan liittyen! Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.

TILAA UUTISKIRJE

Rekisteröidy uutiskirjeen tilaajaksi ja saat ilmoitukset uusista blogikirjoituksista sähköpostitse.

I will never give away, trade or sell your email address. You can unsubscribe at any time.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *