Taloyhtiö.media

Avaimet taloyhtiösi isännöinnin ongelmien ratkaisemiseen

Kiinteistöneuvos Mikko Peltokorpi kirjoitti Helsingin Sanomissa (HS Mielipide 4.12.2023) hyvän isännöinnin edellytyksistä ja niistä ongelmista joita nykymuotoiseen isännöintiin liittyy. Peltokorvella on taustaa isännöitsijänä, isännöintiliiton hallituksen puheenjohtajana sekä hallitusammattilaisena.

Peltokorven kirjoitus on mielestäni varsin osuva. Vapaasti tiivistäen, keskeisimmät esiin nostetut ongelmat ovat seuraavat:

1. Laadukas ja osakkaan edun mukainen isännöinti vaatii isännöitsijältä yhteistyökykyä ja poikkitieteellistä organisaatio-osaamista, mitä ei löydy riittävästi isännöintialalta.
2. Isännöintiala kärsii työvoimapulasta ja alalla työskentelee paljon isännöitsijöitä, jotka eivät välttämättä sovi alalle. 
3. Isännöintialalla työpaikkoja vaihdetaan tiuhaan ja henkilöstön vaihtuessa suuri osa hiljaisesta tiedosta katoaa lähtijöiden mukana.
4. Isännöintiyritysten tulostavoitteet voivat olla niin kovat, ettei isännöitsijällä ole toimintaedellytyksiä palvella oikealla tavalla.
5. Isännöitsijän lojaliteettiin liittyy perustavanlaatuinen ristiriita. Kumpi saa lojaliteettijärjestyksessä etusijan, isännöitsijän oma työnantaja vai taloyhtiöasiakas?

Ratkaisukeinoksi Peltokorpi esittää lisää ammattimaista otetta hallituksiin, pitkän aikavälin strategian laatimista sekä selkeitä omaisuudenhoidon tavoitteita toimepidesuunnitelmineen. Lisäksi mainitaan, että isännöintiä valittaessa tulisi kiinnittää huomiota isännöintiyrityksen toimintaedellytyksiin, sen eettisiin periaatteisiin ja taloudellisen tuloksen malttiin.

… sanoisin, ettei taloyhtiön strategian, tavoitteiden tai toimenpidesuunnitelmien pohdintaan kannta käyttää valtavasti aikaa ennen kuin perusasiat ovat kunnossa. Yhdeksässä tapauksessa kymmenestä riittää, että taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä on yhteinen visio siitä, että taloyhtiötä hoidetaan siten, että kiinteistö pysyy kunnossa ja toisaalta asumiskulut järkevällä tasolla.

Ongelmista on helppo olla samaa mieltä ja allekirjoitan ne täysin. Ratkaisuehdotukset ovat kuitenkin aavistuksen korkealentoisia ja tavalliselle asunto-osakeyhtiön hallituksen jäsenelle tai taloyhtiöaktiiville varmasti vaikeasti käytäntöön vietävissä. 

Ensiksi, vuosien hallituskokemuksella sanoisin, ettei taloyhtiön strategian, tavoitteiden tai toimenpidesuunnitelmien pohdintaan kannta käyttää valtavasti aikaa ennen kuin perusasiat ovat kunnossa. Yhdeksässä tapauksessa kymmenestä riittää, että taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä on yhteinen visio siitä, että taloyhtiötä hoidetaan siten, että kiinteistö pysyy kunnossa ja toisaalta asumiskulut järkevällä tasolla. Yksittäistapauksissa sitten joudutaan pohtimaan miten visiota toteutetaan käytännössä. Mielestäni taloyhtiön strategian ei tarvitse olla tämän monimutkaisempi. Jos taas strategia laaditaan, ei sekään tosiasiassa ratkaise niitä käytännön haasteita joita taloyhtiöpäättäjien on ratkaistava – tehdäänko perinteinen linjasaneeraus vai sukitus, tarvitaanko sokkelin maalaus vai täysi julkisivuremontti ja niin edelleen. Myöskään Peltokorven mielipidekirjoituksessa esiin nostamiin ongelmiin nämä eivät juuri ratkaisuiksi kelpaa.

Stragegiapohdintojen sijaan, taloyhtiöiden hallitusten kannattaa nähdäkseni käyttää “kahvia ja tupakkaa” sen huolehtimiseen, että hallituksessa on osaavia ja huolellisia tekijöitä joilla on halua ja kykyä huolehtia taloyhtiön asioista. Toiseksi, hallituksen seuraavaksi tärkein tehtävä on varmistaa, että isännöitsijä on luotettava, asiantunteva, mielellään palvelualtis ja, että isännöitsijän taustalla oleva isännöintiyritys on taloyhtiölle oikea kumppani. 

Hyvien taloyhtiöpäättäjien löytäminen on oikeasti haastava tehtävä. Taloyhtiöiden hallituksiin on tuskin tulossa valtavasti lisää ammattimaista otetta ja kokemusta, jollei taloyhtiökenttää ravistella oikein kunnolla. Suuret ikäluokat alkavat hiljalleen jäädä pois taloyhtiöiden hallituksista ja tilalle on vaikea löytää tämän päivän 30-40 vuotiaiden sukupolvea. Toivottavasti tämä blogi innostaa muutamia mukaan taloyhtiöiden päätöksentekoon – se olisi hienoa! Jos ei, nykyisten taloyhtiöaktiivien olisi syytä kannustaa osakasnaapurit mukaan yhtiökokouksiin ja pyytää heitä mukaan hallituksiin. Lisäksi, taloyhtiöiden olisi suotavaa ottaa käyttöön kohtuulliset hallituspalkkiot, jotta taloyhtiön yhteisten asioiden hoitamiseen käytetty aika tulee edes kohtuullisesti korvatuksi ja näin saadaan hallitustyöskentelystä aavistuksen houkuttelevampaa. 

Jos ensiksi mainittu tehtävä (eli osakkaiden innostaminen hallitustyöskentelyyn) on vaikea toteuttaa, jälkimmäinen (eli isännöitsijän valinta) on onneksi paljon helpommin hallittava. 

Vaikka isännöitsijät ovat aina yksilöitä, olen Peltokorven kanssa samoilla linjoilla siitä, että isännöintiyrityksen on tärkeä olla sellainen, joka luo isännöitsijälle hyvät toimintaedellytykset palvella taloyhtiötä hyvin. Jottei tämä jäisi vain sanahelinäksi, yritän alla vastata siihen, millainen on mielestäni hyvä isännöintitoimisto ja millaiset isännöintiyritykset ovat yleensä taloyhtiöiden kannalta parhaita. 

…toimintatapa maksimoidaan luomaan (lyhyellä aikavälillä) mahdollisimman paljon tulosta isännöintiyhtiölle…

1. Suurien isännöintiketjujen ja pääomasijoittajien omistuksessa olevien isännöintiyritysten toimintaan liittyy taloyhtiön kannalta ongelmia

Vaikka isosta organisaatiosta ja muskelista on ajoittain etua, Peltokorven mainitsemat ongelmat usein korostuvat erityisesti suurien sijoittajaomisteisten isännöintitoimistojen ja suurten isännöintiketjujen kohdalla. Isoin yksittäinen ongelma tällaisten toimijoiden palveluissa liittyy kokemukseni mukaan siihen, että toimintatapa maksimoidaan luomaan (lyhyellä aikavälillä) mahdollisimman paljon tulosta isännöintiyhtiölle, jolloin käytännössä yksittäisen taloyhtiöasiakkaan palvelemiseen jää vähemmän aikaa. Lisäksi vielä erillislaskutettavat palvelut ja työt, joita tällaiset toimijat hyvin hanakasti hyödyntävät ja joihin taloyhtiöiden hallitusten on käytännössä vaikea puuttua, nostavat sen vähäisenkin palvelun pahimmillaan hinnaltaan melkoiseksi.

Isännöintialalla tapahtuu paljon yrityskauppoja ja isännöintiyritysten omistajiksi tulevat säännön mukaisesti niin suomalaiset kuin ulkomaiset pääomasijoittajat. Yksi tuoreimmista toimialalla tapahtuneista kaupoista oli Vaaka Partners -nimisen pääomasijoitusyhtiön sijoitus Fluxio Isännöinti ja Emännöintitoimisto Aamu -nimisiin isännöintitoimistoihin. Muitakin esimerkkejä on viime vuosilta kasapäin ja julkisesti saatavilla olevan tiedon mukaan toimialan suurimmista pelureista ainakin Retta Isännöinti (Altorin pääomasijoitusrahastojen omistuksessa), Isännöinti Luotsi (osa Azets-konsernia, jonka puolestaan omistavat pääomasijoitusyhtiöt PAI Partners ja Hg Capital), Oiva Isännöinti (Interan pääomasijoitusrahastojen omistuksessa) ja MTR-Isännöinti (osa  Fidelio Capitalin omistamaa Odevo-konsernia) ovat pääomasijoittajien omistuksessa. Listalle kun vielä lisätään sellaiset isännöintitoimistot, jotka on viimevuosina hankittu osaksi edellä mainittuja isännöintiketjuja, muodostuu pääomasijoittajien välillisesti omistamien isännöintiyritysten osuus koko markkinasta varsin merkittäväksi.

Hyvin yksinkertaistaen voi sanoa, että pääomasijoittamisen toimintalogiikkana on hankkia yhtiö, kasvattaa sitä joko orgaanisesti tai yhdistämällä kohteeseen muita saman toimialan yrityksiä ja sitten irtautua yhtiöstä yrityskaupan tai listautumisen kautta (nk. exit). Pääomasijoitusrahastojen säännöt käytännössä määräävät, että sijoitus tehdään määräajaksi, yleensä 3-10 vuodeksi. Pääomasijoittajan tehtävänä on siten ennalta rajatun omistusajan puitteissa pyrkiä kasvattamaan yhtiön arvoa ja lopulta myydä se voitolla.

Yrityskauppamarkkinalla yritysten arvo voidaan määrittää erilaisin valuaatiomekanismein, joskin yleisesti, joitain poikkeuksia lukuun ottamatta, valuaatio perustuu niin sanottuun käyttökatekertoimeen (EBITDA multiple). Yksinkertaistaen, isännöintiyrityksen arvo yrityskaupassa määräytyy kertomalla käyttökate jollakin kertoimella, joka käytännössä palvelualalla toimivissa PK-yrityksissä voi olla mitä tahansa 3-7 väliltä. Näin ollen, jos yrityskaupan kohteena oleva isännöintiyritys onnistuu lisälaskuttamaan taloyhtiöasiakkaaltaan yhden lisäeuron ilman, että sen kulut kasvavat, voi tulevassa yrityskaupassa omistajien taskuun jäädä jopa 7 euroa kutakin lisälaskutettua euroa kohden.

Tämä dynamiikka käytännössä ajaa sekä yrityskauppaa havittelevia kasvuhakuisia isännöintiyrityksiä että pääomasijoitusrahastojen omistuksessa olevia isännöintiyrityksiä maksimoimaan toiminnan tulosta pitkäjänteisen luottamussuhteen ja korkean palvelukokemuksen sijaan. Lisälaskutuksen kaveriksi kun kullekin isännöintitehtäviä hoitavalle isännöitsijälle sysätään vielä 2-3 uutta taloyhtiöasiakasta samalla kiinteällä kuukausipalkalla hoidettavaksi, on tilanne yrityskauppaa havittelevan isännöintiyrityksen omistajan kannalta houkutteleva, kun taas taloyhtiöasiakkaan näkökulmasta pahimmillaan karmaiseva.

Isännöinti on kokemukseni mukaan nykyisin vielä varsin mekaanista, ihmisten väliseen kommunikaatioon nojaavaa toimintaa, jota ei ainakaan toistaiseksi ole onnistuttu juuri automatisoimaan. Sähköiset palvelut ovat toki poistaneet on toki poistanut kitkaa viestinnästä ja dokumentinhallinnasta, mutta alan innovaatiot eivät ainakaan taloyhtiöasiakkaan näkökulmasta ole vielä edenneet sellaiselle tasolle, että isoilla toimijoilla olisi jokin perustavanlaatuinen kilpailuetu pienempiin nähden. Myönnän, etten ole isännöintialan asiantuntija, mutta kymmeniä ellen satoja isännöitsijöitä niin suurista kuin pienistä isännöintiyrityksistä nähneenä uskallan väittää tämän edelleen pitävän paikkansa. Taloudellisesti kilpailuetu siis edelleen muodostuu siitä, että yksittäinen isännöitsijä onnistuu hoitamaan ja lisälaskuttamaan useampaa taloyhtiötä kuin kilpailijansa. Tähän toki isot muskelit taipuvat varsin hyvin, joskaan taloyhtiöasiakkaalle tällaisesta kilpailuedusta ei juuri etua tule.

Kenties tekoälyn ja Chat GPT -tyyppisten työkalujen kehittyessä isännöintitoimintaa kyetään automatisoimaan siten, että ihmistoiminnan merkitys vähenee. Mikäli näin tapahtuu, on isoilla toimijoilla toki etulyöntiasema jo yksin suurempien resurssien vuoksi. Tämä voi näkyä esim. mahdollisuutena investoida kyseisen kaltaiseen teknologiaan ja voi olla, että taloyhtiöasiakkaalle syntyy teknologisista ratkaisusta olennaista etua palvelun laadun parantuessa. Toistaiseksi tällaista edistysaskelta vielä odotetaan, eivätkä isompien isännöintiyritysten tietojärjestelmät, työkalut tai prosessit vaikuta olevan sen ihmeellisempiä kuin keskikokoistenkaan isännöintitoimistojen vastaavat.

2. Keskikokoinen, yrittäjävetoinen ja maltillisesti kasvava isännöintitoimisto on yleensä taloyhtiön kannalta varmin valinta

Oman kokemukseni mukaan taloyhtiön kannalta edelleen parhaan hinta-laatusuhteen saa keskikokoiselta, maltillisesti kasvavalta ja mieluiten yrittäjävetoiselta isännöintitoimistolta. Keskikokoisella tarkoitan isännöintiyritystä jolla on karkeasti noin 50-300 taloyhtiöasiakasta. Tuossa kokoluokassa liiketoimintaa on mahdollista pyörittää varsin ketterästi ja ilman laajaa johtoporrasta tai laajoja back-office -toimintoja. Kevyt kulurakenne pienentää painetta jatkuvasti kasvattaa tulosta löytämällä uusia, taloyhtiöltä tai suoraan osakkailta erillislaskutettavia eriä ja toisaalta pienen koon vuoksi työntekijöistä huolehtiminen on erityisen tärkeää, eikä osaavia isännöitsijöitä ole varaa menettää ylityöllistämällä heitä. Moni alan pienempi toimija houkuttelee riveihinsä aiemmin suuremmissa isännöintiketjuissa palvelleita isännöitsijöitä esimerkiksi sitoutumalla sellaiseen enimmäismäärään taloyhtiöasiakkaita, joita yksittäiselle isännöitsijälle voidaan allokoida (yleensä noin 15 taloyhtiötä, hieman taloyhtiöiden koosta riippuen).

Jos ja kun taloyhtiönä onnistuu löytämään sopivan kokoisen isännöintiyrityksen, on suurempiin ketjuihin verrattuna parempi todennäköisyys sille, että sama isännöitsijä hoitaa taloyhtiön asioita pitkällä tähtäimellä. Näin Peltokorven peräänkuuluttama hiljainen tieto säilyy, yhteistyö on sujuvampaa ja asiat hoituvat mutkattomammin.

Keskikokoisista isännöintiyrityksistäkään ei toki pidä antaa turhan ruusuista kuvaa. Erityisesti pienemmässä päässä (alle 50 taloyhtiöasiakasta) on isännöintiyrityksiä, joiden tietojärjestelmät ja prosessit eivät vastaa tätä päivää tai joiden liiketoiminta on hiipumaan päin isännöitsijöiden ikääntymisen ja henkilövaihdosten vuoksi. Lisäksi, jos onnistuu löytämään oikean helmen, ei useinkaan menee montaa vuotta siihen, että isännöintiyritys siirtyy osaksi pääomasijoittajavetoista ketjua ja yllä kuvaillut ongelmat alkavat. Kun taloyhtiön hallituksen jäsenenä saa ilmoituksen siitä, että isännöintitoimisto on vaihtanut omistajaa ja, että “mikään ei muutu” tai “kaikki jatkuu kuten ennenkin”, on syytä todenteolla herätellä itseään ja seurata isännöinnin palvelun laadun kehittymistä ja kustannusten kertymistä erityisellä mielenkiinnolla.

3. Hyväkin isännöitsijä voi väsähtää. Aloitus puhtaalta pöydältä auttaa.

Joskus vain on tarpeen aloittaa puhtaalta pöydältä. Jos isännöinnin laatu hiipuu ja hinta on karkaamassa käsistä, kannattaa isännöitsijän vaihdosta oikeasti harkita. Osaavissa käsissä isännöintikumppanin vaihtaminen on mahdollista tehdä varsin hallitusti. Toki, uuden oikean isännöintiyrityksen löytäminen on joskus aikaa vievää ja ammattitaitoa vaativaa hommaa.

Mikäli hallituksessa ei ole pidempiaikaista kokemusta isännöitisjöiden kanssa toimimisesta, isännöinnin hinnoittelusta, isännöintiin liittyvistä sopimuksista tai jos hallituksen jäsenillä ei yksinkertaisesti ole riittävästi aikaa kilpailutuksen ja valinnan läpiviemiseksi ilman apukäsiä, kannattaa isännöinnin kilpailuttamisessa käyttää ulkopuolista neuvonantajaa tai meklaria. Tarjouspyyntöasikirjat saa kätevästi Taloyhtiö.median kaupasta.

Olisi kiinnostavaa kuulla ajatuksianne tähän liittyen. Voit laittaa viestiä siirtymällä Ota yhteyttä -sivulle tai kommentoida alle.